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Dicas e ferramentas para administrar o tempo na quarentena

Administração do tempo ou da vida? - RH Portal
 
Efésios 5.15 e 16: “Portanto, vede prudentemente como andais, não como néscios, e sim como sábios, remindo o tempo, porque os dias são maus. Por esta razão, não vos torneis insensatos, mas procurai compreender qual a vontade do Senhor.”
 
Eclesiastes 1.3: “Tudo tem seu tempo determinado, e há tempo para todas as coisas debaixo do céu.”
 
Para que a quarentena não seja desgastante, todos os psicólogos recomendam a organização dos ambientes, sentimentos e horários.
 
Por isso, é importante estabelecer uma rotina. Ou seja, definir horários para acordar, tomar banho, se alimentar, trabalhar, meditar na Palavra, descansar...
 
Precisamos segui-la à risca até que ela se torne um hábito! Está comprovando, cientificamente, que nós levamos 21 dias para reprogramar nosso cérebro.
 
Para te ajudar a administrar melhor o seu tempo, a Bispa Fê recomendou, em seu blog, quatro ferramentas:
 
MATRIZ DE EISENHOWER (MATRIZ DE GERENCIAMENTO DE TEMPO)
 
MATRIZ DE EISENHOWER | Ferramenta Administração de Tempo ...
 
Consiste na montagem de uma matriz de prioridades!
 
Este método é dividido em quatro quadrantes:
 
- O Importante e O Urgente: O fundamental!
 
Ou seja: “Faça imediatamente”
 
- O Importante, mas não urgente: Tarefes que devem ser desenvolvidas em médio ou longo prazo!
 
Ou seja: “Decida quando e como você vai fazer!”
 
- O Urgente, mas não importante: Como fazer ligações, responder mensagens e e-mails ou reuniões!
 
Ou seja: “Você pode delegar!”
 
- O Nem urgente, Nem Importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar ou serem eliminadas,
 
Ou seja: “Faça mais tarde, quando sobrar um tempinho”!
 
Como distinguir o que é importante e o que é urgente?
 
IMPORTANTES são aquelas tarefas relacionadas a objetivos ou metas, como um relatório mensal ou um projeto que precisa ser desenvolvido.
 
URGENTES são aquelas que têm prazo, como marcar uma reunião ou fazer uma inscrição: ou acontecem até uma certa data ou não acontecem mais (pelo menos, não da melhor maneira).
 
Às vezes, uma tarefa tem uma natureza dupla: um projeto que precisa ser entregue até certa terça-feira, por exemplo, é importante. E ganha urgência conforme essa terça-feira se aproxima.
 
O objetivo é que a lista esteja em constante mudança. Conforme você lida com as tarefas mais prioritárias, vai abrindo espaço para gerenciar as menos prioritárias e, eventualmente, tirá-las da lista de afazeres.
 
Ao colocar aquilo que precisa fazer dentro de cada quadrante, você começa a enxergar quais são as maiores prioridades, o que você pode passar para frente e o que pode deixar para depois, ou mesmo deixar de lado.
 
Por ser um quadrado, dividido em quatro partes, isso pode ajudar na hora de dividir as tarefas e visualizá-las.
 
TÉCNICA POMODORO
 
GUIA] Como usar a técnica pomodoro para estudar
 
É um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo, um universitário italiano, no final dos anos 1980.
 
A técnica consiste na utilização de um cronômetro para dividir o trabalho em períodos de 25 minutos, separados por breves intervalos.
 
Ela deriva seu nome da palavra italiana pomodoro, como referência ao popular cronômetro gastronômico na forma dessa fruta. O método é baseado na ideia de que pausas frequentes podem aumentar a agilidade mental.
 
O passo-a-passo
 
1- Listar: Crie uma lista de tarefas que precisa realizar
 
2- Cronometrar: programe um cronômetro para 25 minutos
 
3- Trabalhar sem pausas: da lista inicial, selecione uma tarefa para realizar primeiramente e trabalhe nela sem quaisquer interrupções (é essencial não pausar a tarefa nesse período!)
 
4- Pausa: assim que os 25 minutos acabarem, faça uma pausa de 5 minutos, aproveitando esse tempo para fazer algo que te relaxe.
 
5- Retomada: depois do intervalo, retome as atividades por mais um “pomodoro”. Realize intervalos ao final de cada um.
 
6- Pausa longa: após quatro “pomodoros”, faça uma pausa mais longa –  de 30 minutos –  e, depois, recomece a tarefa.
 
7- Tarefa concluída: apenas ao terminar, risque a tarefa de sua lista inicial.
 
MÉTODO GETTING THINGS DONE
 
Startupper ? SCRUM: o método para fazer o dobro do trabalho na ...
 
É uma metodologia de gerenciamento de tempo e  bastante conhecida.
 
Basicamente, seu objetivo é tirar o que está na cabeça, para deixá-la livre e também incentivar a execução. A GTD prevê cinco passos grandes – que podem possuir subdivisões:
 
1- Capturar: coletar o que precisa da sua atenção: utilize qualquer forma de registro, como uma gravação de áudio, nota em um caderno, de tudo que chama ou precisa da sua atenção (tarefas, ideias, projetos, etc.)
 
2- Clarificar: explicar o que significa: é algo em que você pode agir? Se não, elimine a “coisa” ou arquive-a como referência. Se levaria menos de dois minutos para ser feita, faça-a imediatamente. E, se for levar mais tempo, delegue-a ou coloque em uma lista para depois.
 
3- Organizar: coloque no “lugar certo”: crie listas apropriadas para cada classe de atividade e, nesta etapa, divida as atividades entre elas.
 
4- Revisão: reflita sobre com frequência: olhe para as suas listas com a frequência necessária para saber o que fazer em seguida, mas também limpe-a e atualize-a, quando precisar.
 
5- Execução: “apenas faça”: utilize seu sistema como base para realmente agir
 
MÉTODO KANBAN
 
M?TODO KANBAN - O QUE ? E PARA QUE SERVE | PLANYAR (exemplo de ...
 
Kanban é um termo de origem japonesa e significa literalmente "cartão" ou "sinalização". Este é um conceito relacionado com a utilização de cartões (post-it e outros) para indicar o andamento das atividades.
 
A técnica surgiu no Japão, mais precisamente dentro da Toyota Motor Company, na década de 70.
 
Consiste em agrupar tarefas em um quadro dividido por listas. Manualmente (ou com ajuda de um software), cada tarefa deve ser escrita em um cartão e transferida de acordo com o andamento de seu processo.
 
Por exemplo: criar um quadro com listas intituladas “em andamento”, “concluído” e “a iniciar” e ir posicionando as tarefas em cada divisão, à medida que vão sendo realizadas.
 
DICAS DE SOFTWARES PARA GERENCIAR MELHOR O SEU TEMPO
 
Muito além do papel e da caneta, há softwares de técnicas de gestão do tempo que irão te ajudar a otimizar seu tempo e aumentar sua produtividade no dia a dia. Muitos, inclusive, podem utilizar e combinar métodos como os citados acima de maneira mais simples e rápida.
 
Por exemplo:
 
Trello: software que utiliza a metodologia kanban, ideal para gestão de projetos.
 
Evernote: na nuvem, oferece opções como criar listas, lembretes e anexar documentos, além de poder compartilhar esses conteúdos com outras pessoas.
 
Google Calendar: um calendário digital que indica quais são suas tarefas e quando deverão ser entregues.
 
Softwares de comunicação interna: em uma organização, uma comunicação interna efetiva é essencial para se economizar tempo. Opções como Slack,  HipChat, Azendoo e até redes sociais (corporativas ou não) podem colaborar nesse processo.
 
Drives na nuvem: compartilhar arquivos em drives na nuvem é uma ótima solução para aumentar a eficiência. Softwares como Google Drive, DropBox  e OneDrive são opções úteis.
 
 
Redação
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Publicado em 12/05/2020
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